Assistant de direction et opérationnel H/F

Au sein d’une équipe à taille humaine vous accompagnerez la directrice générale et le pôle maitrise d’ouvrage pour faciliter la mise en œuvre des projets, en contribuant activement à l’organisation et au suivi des activités, à la gestion administrative, juridique et financière des différents contrats et marchés ainsi qu’à la communication interne comme en direction des clients et partenaires.

Accueil et communication :

• Assurer les fonctions d’accueil de la société et gérer le courrier entrant et sortant.
• Saisir et rédiger des documents courants.
• Organiser et traiter le classement, y compris sur le serveur informatique.
• Organiser les réunions internes et externes, ainsi que les déplacements.
• Gérer les tableaux de bord de l’activité.
• Gérer les relations avec les interlocuteurs internes et les partenaires externes.

Vie sociale :

• Assurer l’organisation et la transmission des dossiers convocations et dossiers pour les réunions des organes de gouvernance (CA/AG CAO notamment).
• Assurer les démarches réglementaires (transmission des PV, mise à jour Kbis …).
• Garantir les procédures internes : règlement contrôle analogue, règlement des marchés.

Passation et suivi des marchés :

• Gestion de la logistique des consultations.
• Etablir les courriers de suivi des marchés (lettres de rejet, d’attribution, Ordres de service, avenants, agréments sous-traitants…).
• Vérifier et procéder à l’analyse administrative des candidats/ prestataires (vérifications sociales, fiscales, assurances, capacités techniques …).
• Gérer en autonomie de certains contrats et abonnements.

Gestion financière des opérations d’aménagement et de construction :

• Assurer l’enregistrement et la vérification de la validité administrative des factures opérationnelles.
• Vérifier par rapport aux engagements les factures, situations et DGD des opérations.
• Assurer le retour des factures, situations, DGD non conforme.
• Assurer la récupération et le dépôt des factures sur chorus