Assistant(e) opérationnel(le) H/F-SPL Marne-au-bois

Sous la responsabilité de la Secrétaire générale, l’assistant(e) opérationnel(le) fournit un support administratif et financier aux opérationnels. Ses principales missions sont :

1. Assistanat des responsables d’opérations Aménagement/Construction/Mobilité :
• Organisation et suivi des agendas, déplacements et réunions.
• Gestion du courrier.
• Classement de dossier et archivage.
• Rédaction/mise en page courriers, comptes rendus.
• Mise en forme et finalisation des rapports d’activité.
• Assistance sur différents sujets opérationnels (présence à une réunion, visite, pilotage d’un intervenant (géomètre, diagnostiqueur,).

2. Suivi administratif des opérations et assistanat passation des marchés
• Mise en forme et mise en ligne des dossiers de consultation.
• Gestion des communications et des notifications.
• Organisation et secrétariat des commissions et jurys.
• Analyse administrative des candidatures.
• Gestion en autonomie de certaines consultations (assurances, prestations de faible montant).
• Contrôle et suivi des marchés.
• Rédaction des bons de commande.
• Rédaction des OS marchés.
• Assistance du Responsable d’opération pour le contrôle des situations de travaux et honoraires.
• Contrôle des mises en règlement.
• Suivi des dossiers d’assurance.
• Gestion de la sous-traitance (DC4).
• Elaboration TS.
• Clôture administrative.

3. Gestion financière
• Rédaction des lettres de commande sur la base de facture.
• Gestion et suivi financier des marchés (suivi de la facturation, contrôle des factures, situations de travaux, impayés, cohérence générale et calculs de révisions…), en coordination avec le service comptabilité.
• Relances factures et règlements.
• Clôture financière.
• Etablissement DGD.
• Suivi des demandes de subventions.
• Rédaction des rapports budgétaires (sur la base des éléments communiqués par les opérationnels).